Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

INDUSQUIM S.A.S. (en adelante “Indusquim”, “la Compañía” o “el Responsable”), sociedad comercial colombiana dedicada a la fabricación y comercialización de productos para la limpieza, higiene y desinfección industrial, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web y del Portal de Clientes.

2. Marco legal y ámbito de aplicación

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 —compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015—, el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y las demás normas que los modifiquen o complementen, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todo Tratamiento de datos personales que realice Indusquim sobre información de visitantes del sitio web, clientes (personas naturales y contactos de personas jurídicas), usuarios del Portal de Clientes, proveedores y demás terceros cuyos datos reposen en las bases de datos de la Compañía.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, vida sexual, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en este caso, Indusquim.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable (por ejemplo, los proveedores tecnológicos indicados en la sección 11).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

4. Principios aplicables

Indusquim aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, los datos solo se tratan para las finalidades informadas, con autorización del Titular, manteniéndolos exactos y actualizados, y adoptando las medidas técnicas y administrativas necesarias para su protección.

5. Datos personales que recolectamos

Los datos que tratamos dependen de cómo interactúe con nosotros. A la fecha de esta versión, recolectamos la siguiente información:

6. Finalidades del tratamiento

Indusquim trata los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario en el Portal de Clientes.
2. Gestionar la relación comercial: cotizaciones, pedidos, despachos, facturación y cartera.
3. Asignar y mostrar el catálogo de productos y las presentaciones habilitadas para cada cliente.
4. Atender, tramitar y dar respuesta a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
5. Compartir documentación técnica, certificados, capacitaciones y material de soporte.
6. Enviar comunicaciones transaccionales necesarias para el servicio (credenciales de acceso, recuperación de contraseña, confirmación y estado de pedidos, avisos de PQRS).
7. Enviar información comercial, promocional o de novedades, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado y con posibilidad de retirar dicha autorización en cualquier momento.
8. Publicar reseñas o testimonios en el sitio web, cuando el Titular las haya enviado y autorizado expresamente para ese fin.
9. Garantizar la seguridad de las cuentas y prevenir accesos no autorizados o fraudes.
10. Mantener registros de auditoría con fines de control interno y trazabilidad.
11. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
12. Elaborar estadísticas internas y consolidados, preferiblemente de forma agregada o anonimizada.

7. Autorización del Titular

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada antes de tratar los datos, por cualquier medio que permita su posterior consulta: formularios físicos o electrónicos, casillas de verificación en el sitio web o el Portal, correo electrónico, mensajería instantánea, documentos contractuales o conductas inequívocas del Titular.

En el Portal de Clientes, las cuentas son creadas por Indusquim con los datos de contacto suministrados en el marco de la relación comercial. Por eso, en el primer ingreso —y cada vez que esta política cambie de versión— el Portal le muestra un aviso de privacidad y le solicita que lea y acepte esta política y los Términos y Condiciones antes de continuar. La aceptación queda registrada con la versión aceptada, la fecha y la hora, como prueba de la autorización conforme a los artículos 7 y 8 del Decreto 1377 de 2013 (compilados en el Decreto 1074 de 2015). Si no la acepta, no podrá usar el Portal, sin perjuicio de que Indusquim conserve los datos necesarios para atender la relación comercial existente por otros canales.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

8. Datos sensibles y datos de menores de edad

Indusquim no solicita ni requiere datos sensibles para la prestación de sus servicios a través de este sitio web ni del Portal de Clientes. Si en algún caso excepcional resultara necesario tratarlos, se solicitará autorización explícita, informando expresamente cuáles son los datos sensibles y su finalidad, y advirtiendo que el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 5 del Decreto 1377 de 2013).

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes. De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos de menores está proscrito, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública y el Tratamiento respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin el debido sustento, procederemos a su supresión.

9. Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como Titular usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Indusquim.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos

Puede ejercer sus derechos escribiendo al correo administracion2@indusquim.co, indicando su nombre completo, número de documento, datos de contacto, la solicitud concreta y los documentos que desee hacer valer. También puede comunicarse al teléfono 302 316 9861 o radicar su solicitud de forma presencial en nuestras oficinas, ubicadas en la Calle 14C # 36B - 47 / 43, Cali, Valle del Cauca.

Consultas

Las consultas sobre los datos que reposan en nuestras bases se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Si considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que existe un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo. El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible resolverlo en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. Si Indusquim no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al interesado. Mientras el reclamo esté en trámite, la base de datos incluirá la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.

11. Encargados, terceros y transferencias internacionales

Para operar el sitio web y el Portal de Clientes, Indusquim se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento y cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia:

Al aceptar esta política y otorgar su autorización, el Titular autoriza de manera expresa e inequívoca la transferencia y transmisión internacional de sus datos a los proveedores señalados, con las finalidades descritas en la sección 6, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Indusquim exige a sus Encargados compromisos contractuales de confidencialidad y de aplicación de medidas de seguridad equivalentes a las previstas en esta política.

Adicionalmente, los datos podrán ser comunicados a asesores contables, tributarios, legales y auditores de la Compañía, así como a autoridades administrativas o judiciales cuando exista requerimiento legítimo.

12. Medidas de seguridad

En cumplimiento del principio de seguridad, Indusquim ha adoptado, entre otras, las siguientes medidas técnicas y administrativas:

• Transmisión cifrada de la información mediante protocolo HTTPS/TLS.
• Contraseñas y PIN almacenados mediante algoritmos de cifrado irreversible (no reversibles a texto claro).
• Control de acceso por roles (cliente, comercial, administrador): cada usuario accede a la información según su rol, con políticas de seguridad aplicadas a nivel de base de datos.
• Bloqueo temporal de la cuenta tras varios intentos fallidos de inicio de sesión y límite de solicitudes de recuperación de contraseña.
• Registro de auditoría de las acciones realizadas en el panel administrativo.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y con los proveedores que acceden a la información.

Ninguna medida de seguridad es infalible; sin embargo, Indusquim se compromete a atender diligentemente cualquier incidente de seguridad e informarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados cuando la normativa así lo exija.

13. Cookies y almacenamiento local

Indusquim no utiliza cookies publicitarias ni de analítica. El sitio y el Portal emplean únicamente almacenamiento técnico en su navegador, necesario para su funcionamiento:

• Anuncio promocional: marcas para no mostrarle repetidamente el mismo aviso.
• Aviso de cookies: una marca para recordar que ya lo leyó y cerró.
• Sesión del Portal de Clientes: el token de sesión y el rol del usuario, necesarios para mantenerlo autenticado mientras navega. Al cerrar sesión, esta información se elimina.
• Vistas previas de documentos del Portal: imágenes de la primera página de sus documentos, guardadas en su propio navegador hasta por 60 días para que carguen más rápido.

Al reproducir un video de capacitación dentro del Portal, el reproductor de YouTube (en modo de privacidad mejorada) puede guardar información en su navegador, conforme a las políticas de Google.

El detalle de cada elemento —nombre, finalidad y duración— y la forma de borrarlos se encuentra en nuestra Política de cookies. Tenga en cuenta que eliminar los datos de sesión cerrará su sesión en el Portal.

14. Tiempo de conservación y vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y, en todo caso, mientras se mantenga la relación comercial o contractual. Una vez terminada, los datos se conservarán durante los términos exigidos por las normas comerciales, contables y tributarias aplicables —en particular el deber de conservar los libros y papeles del comerciante por un término de diez (10) años conforme al Código de Comercio— o el plazo de prescripción de las acciones legales correspondientes, luego de lo cual serán suprimidos o anonimizados.

Las bases de datos administradas por Indusquim tendrán una vigencia indefinida mientras la Compañía desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades del Tratamiento.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

De acuerdo con el Decreto 090 de 2018, la obligación de registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio aplica a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen las 100.000 UVT. Indusquim verifica anualmente si se encuentra dentro de dicho supuesto y, en caso afirmativo, cumple con el registro y su actualización en los plazos fijados por la SIC.

16. Modificaciones a esta política

Indusquim podrá modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, organizacionales o tecnológicos. Cualquier cambio sustancial se comunicará a través de este sitio web con una antelación razonable a su entrada en vigencia, y la versión actualizada quedará publicada en esta misma dirección, indicando su número de versión y fecha.

17. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales, en su versión 1.1, entra en vigencia el 28 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras no sea modificada o sustituida por una versión posterior.

Historial de versiones

• Versión 1.1 — 28 de octubre de 2026: registro de la aceptación de la política en el Portal de Clientes; actualización de los proveedores tecnológicos (alojamiento en Netlify, distribución de librerías y reproductor de videos de YouTube); nuevas observaciones de pedido; detalle del almacenamiento en el navegador en la Política de cookies.
• Versión 1.0 — 11 de septiembre de 2026: versión inicial.

Para cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede escribirnos a administracion2@indusquim.co.